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关于规范来文来电办理流程的意见

关注:337发表时间:2018-03-16 09:59:58

  为进一步做好市政协机关来文来电办理工作,使收文办理更加严谨规范、顺畅及时,使办件、阅件合理分流并畅通流转,更好地办理相关事项和发挥文电效用,对来文来电的办理流程提出如下意见。


  一、收文、登记与分流


  市政协办公室文书要做到文电随来随收、随登记。紧急公文应注明签收的具体时刻。登记的内容一般包括:收文日期,来文字号、单位、标题、密级、紧急程度,收文顺序号、处理过程及结果等,并做到及时、准确。同时,来文来电先交由秘书处长进行鉴别与分流,需要办理的转入办件处理流程,只需阅知的转入阅件处理流程,再由文书交给办公室分管主任提出拟办意见。以上工作一般应在收文后1小时之内办结,急件应即时办理。


  二、办件处理流程


  1.附加文件(材料)承办记录单。确定为办件的,文书要及时附加《文件(材料)承办记录单》,并在相应栏目中打印清楚来文单位、时间、文号、密级、编号、内容提要等。然后送领导签署拟办意见,拟办意见由办公室分管副主任或主任签署,也可由秘书长签署。以上工作一般应在收文后1小时之内办结,急件应即时办理。


  2.签署拟办意见。拟办意见应按来文主送单位和政协工作分工提出。来文来电中标注阅知者的,按标注送签、送阅。未标注阅知者的重要来文来电,请主席、相关副主席,秘书长,有关委办阅示、阅知,并写明承办委办或承办人。其他文电方面视情况提出拟办意见。以上工作一般应在收文后1小时之内办理,急件应即时办理。


  3.分送与批办。拟办意见签署之后,文书要及时按领导排序由后至前分送相关领导同志阅示(秘书长→相关副主席→主席),同时,可复印的复印后转送相关委办负责人或具体承办委办。应阅示领导不在办公室时,可电话告知或按规定送达所在地阅示,也可先越过送签。时限较急的会议、活动通知,可先电话通知,再送书面通知。对有办理时限的文电,文书或办公室领导、秘书长要对有关领导进行提示。阅批意见,以职务排序在前的为准。


  4.承办与催办。领导批办完毕后,文书要及时将文电转送具体承办委办或承办人。需要形成文字材料的,承办人要在委办主任领导和秘书长协调下及时拟定,经秘书长签字同意后,报分管副主席或主席审批。对于来文来电的办理情况,秘书长或者办公室领导应根据紧急程度,及时跟踪催办承办人迅速办理,承办人承办结束后,应在承办结果栏内签署落实情况,然后送交文书。


  5.办结与归档。来文来电办结后,文书应及时跟踪文件去向,确认落实完毕后,交秘书长审核签字后归档。


  三、阅件处理流程


  1.附加来文来电传阅单。确定为阅件的,文书要及时附加《文件(材料)传阅单》,并在相应栏目中打印或填写清楚来文单位、字号、密级、编号、报送日期等。先送办公室分管领导认真阅读,并标记出重点提示内容,以提高委领导阅文效率。然后分送领导同志阅知。如需要相关委办阅知的,秘书长应在传阅单内添加委办名单,或者按照相关副主席或主席批示意见办理。以上工作一般应在收文后半天之内办结,急件应按时或在1小时之内办结。


  2.送阅与流转。文件内容有侧重的应单独传阅,即先送主管领导,再送其他领导。然后,再按领导排序由前至后分送领导同志阅知。文件应随来随传,不应积压或等待汇总后再集中传阅。应阅者不在办公室时,可依次先送下一位应阅者,等被越过者到办公室后再送阅。


  3.传阅与回收。一般每个文件只在应阅者处停留1天,领导要求延长时间的,可再停留1天。需要延长1天以上的,可在所有应阅者传阅完毕后,再回传该阅者。对于急件,一般每个文件在阅者处停留应不超过2小时,文书应及时询问阅毕与否,以便按时下传。被传阅的文件应按保密等规定按时回收保存,再按时送阅。密级文件不得违规带出办公室或随意改变留存方式。除特殊情况外,文件不得横传。


  4.阅件归档。对于传阅完毕的文件,文书应及时加以鉴别。凡领导同志对阅件有批示,需要进一步办理的,应及时重新转入办件处理流程进行办理。对于无需办理的文件,文书应及时进行确认,并办理好归档等善后工作。要做到认真负责,确保不误传、延误、漏收和丢失文件。



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